Datapolitik for Formula Automobile A/S

(Kunder og samarbejdspartnere)

Formula Automobile A/S (”Formula”) er underlagt databeskyttelsesloven og persondataforordningen, hvilket bl.a. betyder, at Formula er forpligtet til at oplyse dig om, hvilke af dine personoplysninger Formula behandler, samt hvilke rettigheder du har i forbindelse hermed.

1. DATAANSVARLIG

Formula Automobile A/S, CVR-nr. 26 18 19 92, Lundtoftegårdsvej 10, 2800 Kgs. Lyngby, telefon 70 23 09 01, e-mail aW5mb0Bmb3JtdWxhYXV0by5kaw==

er dataansvarlig. Dine rettigheder er beskrevet i vores datapolitik nedenfor.

2. PERSONOPLYSNINGER OG FORMÅL

I forbindelse med Formulas handel og service af biler, herunder reparation og opbevaring, prøveture, leje af biler, salg af reservedele og tilbehør til biler, kontakt med Ferrari og Maserati, finansiering af køb, tilmelding til events, booking af specialrejser i forbindelse med køb, udsendelse af nyhedsbreve, samt i forbindelse med den generelle servicering af dig som kunde, eller såfremt du har indgået et samarbejde med Formula, har Formula i nødvendigt omfang behov for at behandle og opbevare følgende kategorier af oplysninger:

• Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer
• Personnummer/CPR.nr.
• Kontonummer
• Kopi af sygesikringsbevis og kørekort eller andet billede-ID
• Økonomiske oplysninger
• Kopi af pas
• Helbredsoplysninger
• Oplysninger om ægtefælle
• Fødselsdato
• Situationsbilleder
• Kreditkortoplysninger
• Fingeraftryk
• TV-overvågning
• GPS-tracking

Alle oplysninger bliver behandlet fortroligt i overensstemmelse med databeskyttelsesloven og persondataforordningen.

Formulas behandlingsgrundlag udspringer af både den legitime interesse, jfr. artikel 6 (1) (f) i persondataforordningen, som Formula har i at behandle og opbevare kundedata, samt nødvendigheden heraf for at kunne gennemføre handler, vurdere kundernes biler, arrangerer events og rejser for kunderne, besvare kundehenvendelser, tilbyde prøvekørsler, yde reparation af kundernes biler samt generel service af kunderne.

I forbindelse med indgåelse af en lejekontrakt ved lånebil, slutseddel eller lign. kontrakter sker Formulas behandling efter artikel 6 (1) (b) i persondataforordningen (opfyldelse af en kontrakt).

TV-overvågning i Formulas lokaler og på parkeringspladsen sker med baggrund i den legitime interesse, som Formula har i at forebygge kriminalitet og sikre din sikkerhed som kunde, jfr. artikel 6 (1) (f) i persondataforordningen.

Derudover udspringer behandlingsgrundlaget af, at Formula i forbindelse hvidvaskloven er forpligtet til at indsamle og opbevare sygesikringsbevis og pas, kørekort eller andet billede-ID, jfr. artikel 6 (1) (c) i persondataforordningen.

Formula er endvidere retligt forpligtet til, jfr. artikel 6 (1) (c) i persondataforordningen, at behandle dit kørekort eller en kopi heraf, da Formula, jfr. færdselslovens § 65, stk. 2, skal sikre, at du lovligt må føre et køretøj, forinden Formula overlader køretøjet til dig.

Oplysninger om din ægtefælle behandles alene, hvis Formula arrangerer turer, hvor din ægtefælle skal deltage.

Din fødselsdato behandles med henblik på at kunne sende dig en fødselsdagshilsen på fødselsdag. Formulas behandlingsgrundlag udspringer af den legitime interesse, jfr. artikel 6 (1) (f) i persondata-forordningen, som Formula har I at kunne kontakte dig.

Formula kan endvidere behandle oplysninger om CPR-nr., når der er behov for at sikre en entydig identifikation af dig, eller såfremt behandlingen kræves i forbindelse med kommunikation med offentlige myndigheder, herunder særligt tinglysningsretten, jfr. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 om behandling af CPR-nr. Dette kunne eksempelvis forekomme, såfremt Formula skal registrere et køretøj for dig i Det Centrale Motorregister, eller såfremt Formula skal tinglyse en hæftelse på dit køretøj i Bilbogen.

Formula behandler dine pasoplysninger og helbredsoplysninger på baggrund af et samtykke, jfr. artikel 6 (1) (a), hvor oplysninger benyttes under planlægning af særlige kundeevents, middage og rejser, hvor der tages særligt hensyn til dine personlige behov, eksempelvis såfremt du har allergier.

Dine pasoplysninger kan også i særlige tilfælde blive benyttet til at dokumentere dit statsborgerskab over for en leverandør, såfremt leverandøren stiller krav til, at leverandørens produkt kun må sælges i et bestemt land eller i en bestemt verdensdel af forretningsmæssige årsager. Dine pasoplysninger vil ligeledes i dette tilfælde blevet behandlet på baggrund af et samtykke jfr. artikel 6 (1) (a).

Det er i visse tilfælde et krav fra forsikringsselskabet, at der installeres en GPS-tracker i bilen, så denne kan findes, hvis bilen bliver stjålet. Formula har med baggrund heri en legitim interesse, jfr. artikel 6 (1) (f) i persondataforordningen, i at vide bilens placering ved tyveri samt til at opbevare oplysninger om din kørsel, som du kan bruge som dokumentation over for SKAT.

Såfremt du deltager i en af Formulas events, vil der blive taget situationsbilleder fra det pågældende event. Formulas behandling heraf sker med baggrund i den legitime interesse, som Formula har i at tage billeder fra egne events og bruge dem til markedsføring, jfr. artikel 6 (1) (f) i persondataforordningen.

Såfremt du skal have adgang til Formulas lokaler uden for normal åbningstid og du har opbevaret din bil hos Formula, skal du have adgang ved brug af dine fingeraftryk. Formula behandler dine fingeraftryk for at beskytte de værdier, herunder biler, som Formula opbevarer og sker på baggrund af dit samtykke, jfr. artikel 6 (1) (a) i persondataforordningen.

Derudover kan Formula benytte dine personoplysninger til fremsendelse af Formulas nyhedsbrev, såfremt du har samtykket til at modtage dette, jfr. markedsføringsloven og persondataforordningens artikel 6 (1) (c).

Såfremt du indgår i et samarbejde med Formula, har Formula en legitim interesse, jfr. artikel 6 (1) (f) i persondataforordningen, i at behandle nødvendige personoplysninger om dig.

Formula kan dele dine oplysninger internt i Formula Group koncernen, såfremt Formula har en legitim interesse heri jfr. artikel 6 (1) (f).

3. MODTAGERE OG BEHANDLERE AF PERSONOPLYSNINGER

Dine personoplysninger behandles af Formula, medmindre anden brug følger af henvendelsens natur eller opgavens art.

Dine oplysninger vil i nødvendigt omfang eksempelvis blive videregivet til Dropbox eller sharepoint (opbevaring), ModisCS+ (Ferraris og Maseratis kundesystem), Salesforce (CRM), CDK Global (økonomisystem), Conference Manager (event- og rejsesystem), S4 Computersystems (webshop), IT-Relation (hosting), og Incadea Nordic (Økonomisystem), Microsoft (mailsystem og opbevaring), Telesikring (fingeraftryk), Skyhost (GPS-tracking), Carbuddii (køresedler), Mailchimp (nyhedsbreve), Acubiz (udlæg), 3 mobil (telefoni), Facebook, Penneo (digital underskrift).

Såfremt vi skal sende reservedele til dig, vil dine oplysninger blive videregivet til et fragt- eller logistikfirma.

Pasoplysninger og helbredsoplysninger vil i forbindelse med booking af rejser og events blive videregivet til rejsebureauet, flyselskaber, hotellet eller den samarbejdspartner, der afholder eventet.

Dine pasoplysninger kan også i særlige tilfælde blive videregivet til vores leverandører af biler, såfremt vi eksporterer/importerer et køretøj for dig og skal dokumentere over for en leverandøren, hvilket land eller hvilken verdensdel køretøjet bliver eksporteret/importeret til.

Dine personoplysninger kan også blive videregivet til vores samarbejdspartnere, herunder f.eks. transportfirmaer (ved levering af din bil), forsikringsselskaber, opbevaringsfirmaer (ved opbevaring af dæk), TDC (ved installation af GPS), såfremt videregivelsen er formålstjenestelig eller nødvendig for Formula’s servicering af dig som kunde.

Optagelser fra tv-overvågning vil ved en kriminel handling blive videregivet til politiet.

Såfremt Formula skal foretage en kreditvurdering af dig eller vi skal rykke dig, vil dine oplysninger i nødvendigt omfang blive delt med Experian A/S.

Dine oplysninger kan også i nødvendigt omfang blive delt i Formula Group koncernen.

4. ADGANG TIL INDSIGT, BERIGTIGELSE, SLETNING, BEGRÆNSNING, INDSIGELSER ELLER DATAPORTABILITET

Du har mulighed for at få indsigt i, hvilke informationer Formula har registreret om dig. Ønsker du det, udleverer Formula en elektronisk kopi af de indsamlede oplysninger.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for behandling. Du har derudover ret til at kræve registrerede personoplysninger om dig berigtiget eller slettet eller behandlingen heraf begrænset. Såfremt du under vores servicering eller handel med dig gør indsigelser mod Formula’s behandling af dine oplysninger, eller anmoder om sletning eller begrænsning af oplysninger, som er nødvendige for vores behandling af din henvendelse, jfr. pkt. 2, vil Formula ikke længere kunne behandle henvendelsen og salget/servicen vil blive afregnet iht. de indgåede aftaler.

Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret eller overført dine personoplysninger til en anden dataansvarlig.

Der kan efter persondataforordningen være konkrete situationer, hvor Formula ikke er forpligtet til at efterkomme ovenstående rettigheder.

Hvis du ønsker udnytte ovenstående rettigheder, skal du rette henvendelse til aW5mb0Bmb3JtdWxhYXV0by5kaw== eller telefon 70 23 09 01.

5. VARIGHED AF OPBEVARING

Personoplysningerne i forbindelse med køb, salg eller service af Formulas produkter, vil blive opbevaret forsvarligt i 5 år fra handlen eller servicen er konkluderet. Almindelige oplysninger om kunder vil blive opbevaret i 5 år fra kundeforholdet er ophørt. Dette er bl.a. med henblik på opfyldelse af bogføringsloven samt håndtering af eventuelle ansvarssager og mangelsager.

Såfremt du har købt en bil på kredit, og skal afbetale restgælden i produktet, vil dine oplysninger blive opbevaret forsvarligt i 5 år fra kredittens afvikling med henblik på opfyldelse af bogføringsloven.

Kopi af sygesikringsbevis og kørekort eller andet billede-ID opbevares af hensyn til hvidvaskloven i 5 år fra modtagelsen.

Kopi af dit pas eller anden legitimation, som benyttes i forbindelse med rejser og events som Formula arrangerer, slettes 2 år efter rejsen eller eventet er afsluttet, medmindre du inden for denne periode deltager i en ny rejse eller et nyt event. Dine helbredsoplysninger slettes ligeledes 2 år efter rejsen eller eventet er afsluttet, medmindre du inden for denne periode deltager i en ny rejse eller et nyt event.

Pasoplysninger, som benyttes ved import/eksport, slettes umiddelbart efter eksporten/importen af bilen er afsluttet.

Personoplysninger om samarbejdspartnere, opbevares i 5 år efter samarbejdet er ophørt. Dette er bl.a. med henblik på opfyldelse af bogføringsloven samt håndtering af eventuelle ansvarssager og mangelsager.

E-mails, der ikke relaterer sig til indgåelse af en slutseddel, vil blive slettet senest 12 måneder efter modtagelsen.

Registreringsattester gemmes i 5 år af hensyn til hvidvaskloven samt krav fra myndighederne.

Lejekontrakter (ved lånebiler) slettes senest 12 måneder efter bilen er returneret. Dette sker med henblik på at kunne identificere brugeren, hvis der kommer bøder eller lign.

Køresedler i forbindelse med prøvekørsler slettes senest efter 12 måneder. Dette er med henblik på at sikre, at brugeren kan identificeres, hvis der kommer bøder eller lign.

Optagelser fra tv-overvågning slettes senest 30 dage efter, at optagelserne er optaget.

Dine fingeraftryk behandles, så længe du har opbevaret en bil hos Formula og slettes herefter.

Situationsbilleder, vil blive slettet, når de ikke længere har markedsføringsmæssig værdi, eller såfremt du giver Formula besked om, at du ønsker situationsbilleder, hvoraf du fremgår, slettet.

Såfremt du anmoder om, at vi skal opbevare dine kreditkortoplysninger, opbevares de i maksimalt 12 måneder efter seneste transaktion, hvorefter de slettes. Du kan altid bede om at få dine kreditkortoplysninger slettet.

Personoplysninger som benyttes i forbindelse med udsendelse af Formulas nyhedsbrev, slettes kun i det tilfælde, at du tilbagekalder dit samtykke til at Formula må sende dig nyhedsbreve. Dit samtykke til at modtage Formulas nyhedsbrev kan altid tilbagekaldes.

6. KLAGE

Du har mulighed for at klage over behandlingen af personoplysninger. Klage indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, ZHRAZGF0YXRpbHN5bmV0LmRr.